Politique de confidentialité Fight-District

1. Responsable du traitement

Fight-District Sàrl, Route de Renens 4, 1008 Prilly, Suisse, est responsable des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de l'exploitation de ses centres sportifs, de ses abonnements et de ses prestations, dans la mesure où elle en détermine les finalités et les moyens.

Site internet : www.fight-district.ch

Contact : info@fight-district.ch

Fight-District est une marque déposée appartenant à The Agency Consulting Sàrl, société exploitant notamment Fight-District Store.

Les deux sociétés sont juridiquement distinctes et peuvent intervenir dans des traitements différents selon les activités concernées.

2. Objet et champ d'application

La présente politique décrit les modalités de collecte, d'utilisation, de conservation, de protection et de communication des données personnelles dans le cadre des activités de Fight-District.

Elle s'applique notamment :

• Aux visiteurs du site internet.
• Aux membres des centres sportifs.
• Aux personnes souscrivant des abonnements ou des accès ponctuels.
• Aux participants aux cours collectifs, cours privés, stages et événements.
• Aux acheteurs de bons cadeaux ou de packs de séances.
• Aux représentants légaux et aux membres mineurs.
• Aux utilisateurs de l'assistante virtuelle Sofia.
• Aux personnes communiquant avec Fight-District.

Les traitements sont réalisés conformément à la législation suisse applicable, notamment la Loi fédérale sur la protection des données (LPD).

3. Données personnelles collectées

Selon les prestations utilisées, Fight-District peut traiter les catégories de données suivantes.

Données d'identification et de contact

Nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone et informations nécessaires à l'identification du membre ou du client.

Abonnements et accès

Formule souscrite, durée, date de début, renouvellement, statut, réservations, accès aux installations et participation aux activités.

Cours privés et prestations individuelles

Identité et coordonnées du client, entraîneur choisi, discipline, dates et horaires demandés ou réservés, confirmations, reports, annulations, historique des séances et informations nécessaires à l'organisation des prestations.

Achats, bons cadeaux et packs

Produits et prestations achetés, montants facturés, références des transactions, bons cadeaux, packs de séances, droits d'utilisation, séances consommées et soldes disponibles.

Facturation et paiements

Montants dus, échéances, paiements, retards éventuels, historique des opérations et informations nécessaires au recouvrement des créances.

Pratique sportive et sécurité

Informations volontairement communiquées concernant des limitations physiques, contre-indications ou besoins particuliers pouvant avoir une incidence sur la sécurité de la pratique sportive.

Communications

Correspondances, demandes de renseignements, réclamations et conversations avec l'assistante virtuelle Sofia.

Données techniques

Informations de navigation, identifiants de session, préférences de cookies et données techniques nécessaires au fonctionnement des services.

Images

Photographies et vidéos liées aux activités sportives ainsi qu'images provenant des dispositifs de vidéosurveillance.

Fight-District limite la collecte et l'utilisation des données à ce qui est nécessaire aux finalités déterminées.

4. Finalités des traitements

Les données personnelles sont notamment utilisées pour :

• Créer et administrer les comptes membres et clients.
• Conclure et exécuter les contrats d'abonnement.
• Gérer les accès aux installations.
• Organiser les cours collectifs et privés.
• Gérer les réservations, modifications et annulations.
• Administrer les achats, bons cadeaux et packs de séances.
• Suivre les droits des clients, les séances utilisées et les soldes restants.
• Assurer la facturation et le suivi des paiements.
• Gérer les impayés et le recouvrement.
• Répondre aux demandes et assurer le service client.
• Organiser les activités et assurer la sécurité des participants.
• Prévenir les incidents et les abus.
• Respecter les obligations légales et comptables.
• Améliorer le fonctionnement des services numériques.
• Réaliser des analyses internes de fréquentation et de gestion.
• Communiquer des informations et offres commerciales dans les limites autorisées par le droit applicable.

5. Plateforme d'abonnements Resasports — NUBAPP

Fight-District utilise la plateforme Resasports, développée et commercialisée par NUBAPP APPLICATIONS, S.L., société établie en Espagne.

Cette plateforme est notamment utilisée pour :

• La création et la gestion des comptes membres.
• La souscription des abonnements.
• Les renouvellements et résiliations.
• Les réservations de cours collectifs.
• Les accès aux installations.
• Les paiements et échéances.
• La gestion administrative des membres.

Les informations nécessaires au fonctionnement de ces prestations sont traitées par Fight-District et par NUBAPP conformément à leurs rôles respectifs.

Fight-District demeure responsable des traitements dont elle détermine les finalités dans le cadre de ses relations contractuelles avec les membres.

La politique de confidentialité du fournisseur est disponible à l'adresse suivante :

https://nubapp.com/fr/politique-de-confidentialite/

6. Paiements et recouvrement

Les paiements sont effectués au moyen des solutions proposées par Fight-District et ses prestataires, notamment par carte bancaire ou TWINT selon les services concernés.

Les informations nécessaires à la facturation, au suivi des paiements et à la gestion des échéances sont enregistrées et traitées.

En cas de défaut de paiement, certaines données peuvent être transmises à la Caisse Juridique Suisse (CJS) ou à un autre prestataire de recouvrement.

Ces informations peuvent notamment comprendre l'identité du débiteur, ses coordonnées, les références du contrat, les montants dus, les échéances et les informations relatives aux rappels et paiements.

Les communications sont limitées aux données nécessaires à la gestion et au recouvrement des créances.

7. Site internet et plateforme Base44

Le site Fight-District utilise la plateforme Base44 pour son fonctionnement applicatif, certaines bases de données, ses fonctionnalités numériques et la gestion de prestations.

Base44 peut notamment intervenir dans le traitement :

• Des données techniques du site.
• Des messages adressés à Sofia.
• Des demandes de cours privés.
• Des réservations et de leur historique.
• Des achats et droits liés aux prestations.
• Des données administratives nécessaires au suivi des services.

Les accès aux informations sont limités aux utilisateurs autorisés selon leurs fonctions.

L'utilisation de Base44 peut impliquer des traitements de données à l'étranger. Les lieux de traitement et les garanties applicables sont déterminés selon les prestations et engagements contractuels du fournisseur.

8. Assistante virtuelle Sofia

Fight-District propose sur son site internet une assistante virtuelle utilisant l'intelligence artificielle, dénommée Sofia.

L'utilisation de Sofia ne nécessite aucune identification personnelle préalable.

Le visiteur peut poser ses questions sans renseigner son nom, son adresse électronique ou son numéro de téléphone.

Pour assurer son fonctionnement, le système peut traiter :

• Le contenu des questions.
• Les réponses générées.
• L'historique de la conversation en cours.
• La page consultée.
• Un identifiant technique de conversation.

Les échanges peuvent être conservés pour assurer le fonctionnement, le suivi et l'amélioration du service.

Ils peuvent également être transmis au service d'intelligence artificielle utilisé par Base44 afin de générer les réponses.

Même sans identification préalable, les messages peuvent contenir des données personnelles lorsque l'utilisateur choisit d'en communiquer.

Les utilisateurs sont invités à ne pas transmettre d'informations sensibles ou confidentielles qui ne seraient pas nécessaires à leurs demandes.

Les conversations sont accessibles uniquement aux personnes autorisées et font l'objet de règles de conservation adaptées à leur finalité.

Les échanges enregistrés sont supprimés automatiquement douze mois après leur enregistrement. Ils sont toutefois conservés au-delà de ce délai lorsqu'une conservation plus longue est nécessaire à la sauvegarde de droits en justice ou au respect d'une obligation légale.

9. Cookies et mesure d'audience

Le site utilise des technologies nécessaires à son fonctionnement, notamment pour la conservation de certaines préférences et l'identification technique des sessions.

Fight-District utilise également Google Analytics 4, au moyen de Google Tag Manager, pour analyser la fréquentation du site et améliorer ses services.

Selon la configuration du site, les outils de mesure d'audience ne sont activés qu'après acceptation du visiteur.

L'utilisateur peut accepter, refuser ou modifier ses préférences en matière de cookies depuis le bandeau de consentement ou la page « Gestion des cookies ».

Les technologies strictement nécessaires au fonctionnement des services peuvent rester actives indépendamment du consentement aux mesures d'audience.

10. Photographies et vidéos

Fight-District peut réaliser des photographies et vidéos de ses installations, cours, événements et activités sportives.

Le traitement et la diffusion des images respectent les droits de la personnalité et le droit à l'image des personnes concernées.

Lorsque cela est requis, notamment pour certaines utilisations promotionnelles de personnes individuellement identifiables, les autorisations appropriées sont recueillies.

Une attention particulière est accordée aux images concernant des personnes mineures.

Toute demande relative à l'utilisation d'une image identifiable peut être adressée à Fight-District.

11. Vidéosurveillance

Certaines zones des centres Fight-District peuvent être placées sous vidéosurveillance pour protéger les personnes et les installations, prévenir les incidents et assurer la sécurité.

Aucune vidéosurveillance n'est effectuée dans les vestiaires, douches ou installations sanitaires.

Les enregistrements sont accessibles uniquement aux personnes autorisées et peuvent être communiqués aux autorités compétentes lorsque la loi le permet ou l'exige.

Ils sont conservés pendant une durée limitée et proportionnée aux finalités poursuivies, sous réserve de la nécessité de conserver certaines images en cas d'incident ou de procédure.

12. Données des personnes mineures

Fight-District propose des activités et abonnements destinés aux personnes mineures.

Les abonnements sont souscrits par le représentant légal ou avec son autorisation, conformément aux procédures applicables.

Les données des mineurs peuvent notamment être utilisées pour :

• Gérer les inscriptions et abonnements.
• Organiser les activités.
• Identifier les participants.
• Communiquer avec les représentants légaux.
• Assurer la sécurité sportive.
• Gérer les éventuels incidents.

Les informations concernant des mineurs font l'objet d'une attention particulière.

Les données de santé éventuellement communiquées sont traitées dans la mesure nécessaire aux finalités poursuivies et conformément aux exigences légales applicables.

13. Fight-District Store et The Agency Consulting Sàrl

Fight-District est une marque déposée appartenant à The Agency Consulting Sàrl, société exploitant notamment Fight-District Store.

Fight-District Sàrl et The Agency Consulting Sàrl sont deux entités juridiques distinctes pouvant collaborer dans le cadre de leurs activités respectives.

Certaines données personnelles peuvent être communiquées entre ces sociétés pour des finalités déterminées, notamment :

• La gestion de commandes ou prestations demandées.
• La coordination de services.
• Le traitement de demandes concernant leurs activités.
• Les opérations commerciales autorisées par le droit applicable.

Les données transmises sont limitées aux informations nécessaires à la finalité poursuivie.

Les opérations de prospection et communications publicitaires sont soumises aux exigences légales applicables, notamment concernant le consentement lorsqu'il est nécessaire et les possibilités d'opposition.

L'adhésion à Fight-District ne constitue pas automatiquement une autorisation générale de recevoir des communications publicitaires de Fight-District Store.

Chaque société demeure responsable des traitements dont elle détermine les finalités, sous réserve des éventuelles situations de responsabilité conjointe.

14. Prestataires externes

Fight-District recourt à différents prestataires techniques et administratifs pour assurer ses activités, notamment :

• NUBAPP APPLICATIONS, S.L., fournisseur de Resasports.
• Base44, pour le site internet, les données applicatives et certaines fonctionnalités utilisant l'intelligence artificielle.
• Google, pour certains outils de gestion, de messagerie, de stockage et de mesure d'audience.
• Supabase, pour certains fichiers et images.
• Les prestataires de paiement effectivement utilisés.
• La Caisse Juridique Suisse, pour les dossiers de recouvrement.
• Les services de messagerie utilisés pour les communications administratives et transactionnelles.

Ces intervenants peuvent agir en qualité de sous-traitants ou de responsables indépendants selon les traitements concernés.

Les données leur sont communiquées dans la mesure nécessaire à leurs missions.

15. Transferts internationaux de données

Dans le cadre de ses activités et de l'utilisation de prestataires numériques, Fight-District peut être amenée à communiquer ou à faire traiter certaines données personnelles à l'étranger.

Le site internet Fight-District utilise notamment la plateforme Base44, dont les infrastructures de stockage des données applicatives sont situées aux États-Unis pour l'environnement actuellement utilisé.

Les données concernées peuvent notamment comprendre les informations nécessaires au fonctionnement du site, les échanges avec l'assistante virtuelle Sofia ainsi que les données relatives aux réservations, achats et prestations de cours privés.

La plateforme Resasports est fournie par NUBAPP APPLICATIONS, S.L., société établie en Espagne.

D'autres prestataires, notamment dans les domaines de l'hébergement, de la messagerie électronique, de l'analyse d'audience et de l'intelligence artificielle, peuvent également intervenir dans le traitement de données depuis l'étranger.

Fight-District veille à ce que les transferts internationaux de données personnelles soient réalisés conformément aux exigences du droit suisse, notamment au moyen de décisions d'adéquation ou de garanties contractuelles appropriées, lorsque celles-ci sont requises.

Les mécanismes applicables dépendent des prestataires, des pays concernés et des engagements contractuels correspondants.

16. Conservation des données

Fight-District conserve les données personnelles aussi longtemps qu'elles sont nécessaires à la gestion de ses services, à l'exécution des contrats, au respect de ses obligations légales et à la protection de ses droits.

Les données liées aux abonnements, aux cours privés, aux réservations, aux achats, aux bons cadeaux et aux packs de séances peuvent être conservées afin d'assurer le suivi de la relation client et des prestations contractuelles.

L'historique des achats, des séances utilisées et des droits encore disponibles peut être conservé pendant la durée nécessaire à la gestion des prestations concernées et au traitement des éventuelles contestations.

Les documents comptables et justificatifs financiers sont conservés pendant les délais légaux applicables.

Les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées ou anonymisées lorsqu'aucun autre motif de conservation ne s'applique.

Certaines informations peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes techniques, conformément aux règles applicables aux prestataires concernés.

17. Sécurité des données

Fight-District prend des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, les pertes, modifications ou divulgations illicites.

Les droits d'accès aux systèmes administratifs sont limités aux personnes autorisées en fonction de leurs responsabilités.

Les prestataires techniques sont sélectionnés et utilisés en tenant compte des exigences applicables en matière de protection des données.

18. Droits des personnes concernées

Conformément au droit applicable, les personnes concernées peuvent notamment demander des informations sur les traitements de leurs données, leur rectification ou leur suppression lorsque les conditions légales sont réunies.

Elles peuvent également s'opposer à certains traitements dans les limites prévues par la loi.

Les demandes peuvent être adressées à :

info@fight-district.ch

Fight-District peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l'identité du demandeur.

Certaines données peuvent devoir être conservées malgré une demande de suppression, notamment lorsqu'une obligation légale ou un motif juridiquement valable le justifie.

19. Cours privés, bons cadeaux et packs de séances

Fight-District propose des prestations de cours privés et des produits associés, notamment des séances individuelles, des bons cadeaux et des packs de cours.

La gestion de ces prestations s'effectue au moyen de ses outils informatiques, notamment de son site et de son environnement Base44.

Pour assurer le fonctionnement de ces services, Fight-District peut collecter et conserver :

• L'identité du client et ses coordonnées.
• Les informations concernant le bénéficiaire d'une prestation, lorsqu'il est différent de l'acheteur.
• Les prestations, disciplines et entraîneurs choisis.
• Les dates et horaires demandés, proposés ou confirmés.
• Les confirmations, modifications, reports et annulations.
• Les achats et montants facturés.
• Les bons cadeaux achetés, attribués ou utilisés.
• Les packs de séances et leurs conditions d'utilisation.
• Le nombre de séances achetées, réalisées et restant disponibles.
• Les références des transactions et les informations nécessaires au suivi des paiements.
• Les communications nécessaires à l'organisation et au suivi des prestations.

Historique client

Fight-District conserve un historique des achats, réservations et utilisations des prestations afin de permettre le suivi contractuel des cours privés, bons cadeaux et packs.

Cet historique permet notamment de retrouver les séances effectuées, les droits consommés, les droits restant disponibles et les opérations effectuées sur le compte du client.

Les informations sont conservées aussi longtemps que nécessaire aux finalités contractuelles, administratives et comptables concernées.

Communication aux entraîneurs

Les données nécessaires à l'organisation et à la réalisation d'un cours privé peuvent être communiquées à l'entraîneur concerné, notamment l'identité du client, les coordonnées nécessaires, la date, le lieu, la discipline et les informations utiles au déroulement de la séance.

Les entraîneurs doivent utiliser ces informations uniquement dans le cadre des prestations concernées et respecter leur confidentialité.

Bénéficiaires mineurs

Lorsque la prestation concerne un mineur, les informations nécessaires peuvent être recueillies auprès de son représentant légal ou avec son autorisation, conformément aux règles applicables.

Les données sont utilisées uniquement dans la mesure nécessaire à l'organisation et à la sécurité de la prestation.

20. Modifications de la politique

Fight-District peut adapter la présente politique en fonction de l'évolution de ses activités, des technologies utilisées, des prestataires ou des exigences légales.

La version en vigueur est publiée sur son site internet avec sa date de mise à jour.

Les personnes concernées sont informées des modifications lorsque cela est nécessaire au regard du droit applicable.

21. Droit applicable

La présente politique est établie conformément au droit suisse applicable en matière de protection des données, sous réserve des autres dispositions impératives éventuellement applicables.